Seguici su:
Da quest’anno le trasferte di lavoro sono cambiate, con nuove regole che puntano forte sulla tracciabilità dei pagamenti, legando la possibilità di applicare le agevolazioni fiscali all’uso (quasi) esclusivo di strumenti elettronici. Pensate per rafforzare i controlli e ridurre l’uso del contante, queste disposizioni costringeranno le aziende a rivedere le proprie policy interne, e i dipendenti e collaboratori a fare più attenzione alle modalità di pagamento di viaggi, cene, taxi e hotel. Ecco tutti i dettagli.
Trasferte di lavoro, come cambiano nel 2026
Sul piano operativo, le forme di rimborso per le trasferte non sono cambiate, ma i loro effetti fiscali sì. Restano infatti tre schemi principali:
- Rimborso forfettario, con un’indennità giornaliera stabilita dall’azienda che copre in blocco le spese di trasferta
- Rimborso analitico, che restituisce al dipendente le spese effettivamente sostenute – vitto, alloggio, trasporti, pedaggi – a fronte di scontrini e fatture intestate e ora anche di un pagamento tracciabile
- Rimborso misto, che combina una quota forfettaria con il rimborso analitico di alcune spese documentate, con soglie di esenzione più basse rispetto al forfait puro.
La scelta del modello di rimborso incide sia sulla deducibilità per l’azienda che sulla non imponibilità per il lavoratore. In particolare, per i rimborsi analitici e misti, la novità cruciale è che il rispetto dei vincoli di tracciabilità è diventato condizione essenziale per evitare che le somme rimborsate vengano trattate come reddito in busta paga.
Uso dell’auto privata e rimborsi chilometrici
Un capitolo specifico riguarda poi l’impiego della propria auto in trasferta. Il rimborso chilometrico continua a essere ammesso e, se calcolato entro i limiti delle tabelle ACI, non concorre a formare reddito per il dipendente (quindi non viene tassato). Restano però necessari un’autorizzazione preventiva, la coerenza dello spostamento con le esigenze di servizio e la corretta registrazione dei chilometri percorsi e della tariffa applicata.
L’addio (quasi) definitivo al contante
La novità più importante, come anticipato, riguarda però il modo in cui vengono effettuate le spese. Dal 1° gennaio 2025, per vitto, alloggio, viaggi e trasporti legati a trasferte, la legge collega la non imponibilità del rimborso (e la deducibilità per l’azienda) all’uso di strumenti di pagamento tracciabili. Quindi carte di credito o debito, bonifici o app di pagamento. Se la spesa viene pagata invece in contanti, il costo rischia di diventare indeducibile per l’impresa, e il rimborso ricevuto può essere considerato retribuzione tassabile in capo al lavoratore.
Di conseguenza cresce anche il peso della documentazione. Non basta più dimostrare di aver sostenuto una certa spesa, ma occorre poter ricostruire anche come è stata pagata. Scontrini, ricevute e fatture devono essere leggibili, coerenti con le date e i luoghi della trasferta e accompagnati da movimenti contabili o estratti conto che attestino il pagamento elettronico. Per le aziende questo significa rivedere le procedure di gestione delle note spese, formare il personale sui nuovi obblighi e dotarsi di sistemi digitali che permettano di archiviare in modo ordinato i giustificativi.
Scarica la nostra app e risparmia con i bonus attivi in Italia:
Il contante, quindi, non viene bandito del tutto, ma resta consentito solo in pochi casi specifici e comporta adesso un rischio fiscale evidente. In sostanza, ogni volta che è disponibile un metodo di pagamento tracciabile, conviene che questo abbia la precedenza.