Guida completa su come partecipare ai bandi pubblici

Ogni bando, o in generale ogni opportunità di finanziamento strutturata attraverso una call pubblica, prevede la presentazione di determinati documenti, necessari innanzitutto per determinare l’esistenza e la natura stessa dell’ente partecipante. Ecco una breve guida per capire come partecipare ai bandi, quali carte fondamentali e documenti è necessario presentare, e quali dati dell’ente partecipante bisogna condividere. Vediamo i dettagli.

Come partecipare ai bandi, i documenti essenziali

Qualsiasi ente erogatore – che sia una Fondazione o un’azienda – che intende trasferire risorse a un altro soggetto attraverso un bando, ha bisogno di ottenere informazioni precise e puntuali sull’ipotetico beneficiario del finanziamento. Ed è possibile, talvolta, che vengano stabiliti criteri di scelta a partire dalla determinazione dei documenti da presentare per i soggetti ammissibili.

Ogni bando, infatti, richiede di presentare documenti specifici, senza i quali non può essere determinata la reale esistenza e natura dell’ente richiedente. A prescindere dalla tipologia e specificità del bando in questione, di solito i documenti essenziali richiesti per ottenere un finanziamento sono:

• Statuto
• Atto Costitutivo
• Bilancio consuntivo dell’anno passato. Oppure, se il bilancio non è disponibile, il preconsuntivo firmato dal legale rappresentante
• Bilancio preventivo dell’anno in corso
• Una fotocopia del documento di identità del Legale Rappresentante (e se delegato, anche del delegante con atto di delega).

Ulteriori documenti per la partecipazione ai bandi

Oltre ai documenti essenziali sopra elencati, spesso vengono richieste altre carte fondamentali per poter partecipare a un bando. Ad esempio:

• Il Certificato di attribuzione del codice fiscale
• Una Relazione sulle attività in corso. Si tratta di un documento realizzato dall’ente stesso ed è utile all’ente donatore poiché descrive quello che l’ente ha fatto e quello che ha in programma di fare in futuro. È quindi essenziale per far capire le reali competenze dell’ente e dimostrare la sua storia pregressa
• Una Dichiarazione antimafia

Esistono poi documenti connessi al tema della sostenibilità dell’ente, finalizzati a comprendere il singolo progetto e i suoi obiettivi. Questi possono essere:

• Il Budget dei costi
• Il Piano finanziario del progetto
• L’Analisi delle entrate dell’ente nell’ultimo triennio

I primi due documenti (Budget e Piano finanziario) solitamente devono essere autoprodotti dall’ente partecipante, ma è possibile generarli inserendo le voci dei costi previsti per il progetto all’interno di un apposito formulario (dove verranno dettagliati i contenuti del progetto e tutte le spese che si intendono sostenere, a volte generando anche variabili e indicatori).

Come prepararsi alla produzione dei documenti

Quando si decide di partecipare a un bando, per prepararsi efficacemente alla produzione dei documenti è bene seguire alcuni semplici passaggi:

1. Dopo aver letto con attenzione il bando, stilare subito un elenco di tutti i documenti richiesti, segnando quelli immediatamente disponibili e quelli che invece è necessario ottenere
2. Identificare chi è il referente, interno o esterno all’ente, che potrebbe fornire i documenti mancanti. Può infatti capitare che alcuni documenti necessitino di dati prodotti da terzi (come report, analisi o statistiche)
3. Iniziare comunque ad abbozzare i documenti non ancora disponibili, come il piano finanziario del progetto, che andrà definito via via che il progetto prende forma, identificando con precisione i limiti di spesa non superabili previsti dal bando
4. Individuare in modo chiaro le richieste esplicite presenti nel bando, spesso contenute all’interno del formulario. Se infatti il progetto è innovativo e ben strutturato, ma risulta compilato male, o non rispetta tutte le caratteristiche richieste, potrebbe non essere approvato.

Ad ogni modo, nella maggior parte dei casi, i bandi sono accompagnati da testi che supportano la produzione di tutti i documenti necessari. E inoltre molto spesso è presente anche una guida alla compilazione, oppure delle apposite F.A.Q., messe a disposizione in caso di dubbi o perplessità.