Seguici su:
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in formato elettronico. Al posto delle tradizionali fatture cartacee, la fatturazione elettronica è un metodo che consente la gestione interamente online dei documenti fiscali, riducendo l’uso della carta e migliorando la tracciabilità e sicurezza delle transazioni.
Chi è obbligato ad emettere la fattura elettronica?
Dal 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per:
- tutte le imprese e i professionisti con partita IVA che operano nel mercato B2B (Business to Business) e B2C (Business to Consumer);
- operazioni verso la Pubblica Amministrazione (PA), già obbligatorie dal 2015.
Vi sono, poi, dei soggetti esonerati dalla fatturazione elettronica, vediamo quali sono.
Chi è escluso dall’obbligo di fatturazione elettronica?
Sono esonerati dall’obbligo:
- professionisti che rientrano nel regime forfettario e nel regime dei minimi (regime di vantaggio).
- operazioni specifiche con l’estero, anche se queste vanno comunque dichiarate tramite l’esterometro(*) o altre procedure semplificate.
(*)’esterometro è un adempimento fiscale introdotto in Italia per monitorare le operazioni commerciali con l’estero. Si tratta di una comunicazione periodica all’Agenzia delle Entrate che riguarda tutte le operazioni attive e passive (di vendita e di acquisto) effettuate con soggetti non residenti in Italia, sia in ambito UE che extra-UE.
Si ricorda inoltre che dal 2024 si prevede l’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica anche per i forfettari con un reddito annuale superiore ai 25.000 euro.
Scarica la nostra app e risparmia con i bonus attivi in Italia:
Come funziona la fatturazione elettronica?
Il sistema di fatturazione elettronica segue un processo specifico di tre fasi: emissione, trasmissione e conservazione.
Emissione della fattura
La fattura viene emessa tramite software o piattaforme di fatturazione elettronica, che creano un file in formato XML. Questo formato è standard e consente la lettura automatica delle informazioni fiscali e l’invio sicuro attraverso il sistema.
Trasmissione tramite il Sistema di Interscambio (SdI)
La fattura XML viene inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SdI), una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate che riceve e verifica i documenti. Se tutto è corretto, l’SdI recapita la fattura al cliente. Se ci sono errori, la fattura viene respinta e il mittente riceve una notifica per correggerla.
Conservazione digitale
Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni. La conservazione può essere gestita tramite un servizio di archiviazione accreditato dall’Agenzia delle Entrate, garantendo la validità legale dei documenti nel tempo.
Come emettere una fattura elettronica
Per emettere una fattura elettronica, è necessario innanzitutto utilizzare un software apposito. Dopo di che, creare una fattura in formato XML e seguire l’iter così come indicato nei seguenti passaggi.
Scegliere un software di fatturazione elettronica
Esistono molte piattaforme per emettere fatture elettroniche, come Aruba, Fatture in Cloud, Teamsystem e altre, ognuna con funzionalità specifiche. L’Agenzia delle Entrate mette inoltre a disposizione un servizio gratuito sul proprio portale.
Creare la fattura in formato XML
Inserisci tutti i dati obbligatori per l’emissione della fattura:
- dati del mittente (nome, partita IVA, codice SDI, indirizzo);
- dati del destinatario (codice SDI o PEC);
- descrizione dei beni o servizi venduti;
- imponibile e aliquota IVA;
- numero e data della fattura.
Invio tramite SdI
Una volta compilata, la fattura viene inviata tramite il sistema scelto, che provvede a inoltrarla al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. L’SdI la recapiterà poi al destinatario.
Gestire notifiche e ricevute
Dopo l’invio, il sistema SdI invia delle notifiche:
- ricevuta di consegna: conferma che la fattura è stata recapitata al destinatario.
- notifica di scarto: la fattura contiene errori e va corretta e reinviata.
Archiviazione e conservazione
Dopo l’invio, ogni fattura elettronica deve essere conservata digitalmente per 10 anni, rispettando le regole di conservazione digitale a norma.
Esempi di fatturazione elettronica
Esaminiamo ora alcuni esempi di fatturazione elettronica con dei casi pratici, per meglio comprendere la materia oggetto del nostro interesse.
Esempio di fattura elettronica per un cliente B2B
- Mittente: Ditta ABC Srl, partita IVA 12345678901
- Destinatario: Cliente XYZ Srl, partita IVA 09876543210
- Descrizione: Consulenza marketing per il mese di ottobre
- Importo imponibile: 1.000,00 €
- IVA (22%): 220,00 €
- Totale fattura: 1.220,00 €
Esempio di fattura elettronica per un cliente B2C
- Mittente: Studio Mario Rossi, partita IVA 12345678901
- Destinatario: Privato con codice fiscale ABCDEF12G34H567I
- Descrizione: Servizi di consulenza psicologica
- Importo imponibile: 100,00 €
- IVA (esente): 0,00 € (con indicazione dell’articolo di esenzione IVA)
- Totale fattura: 100,00 €
Come correggere gli errori nelle fatture elettroniche
Se una fattura viene scartata dal Sistema di Interscambio, il mittente riceve una notifica contenente il tipo di errore riscontrato. Gli errori più comuni includono:
- dati errati del destinatario
- formattazione non conforme
- errori nei calcoli
In questi casi, è necessario correggere la fattura e inviarla nuovamente. Se invece l’errore viene riscontrato dopo che la fattura è stata accettata dal sistema, è necessario emettere una nota di credito per rettificare il documento
Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica offre vantaggi significativi, quali:
- risparmio sui costi di stampa e archiviazione: riducendo l’uso di carta e di archivi fisici;
- maggiore efficienza: la gestione digitale automatizza molte operazioni, riducendo errori manuali e velocizzando la contabilizzazione;
- tracciabilità e sicurezza: il formato XML e il passaggio obbligatorio tramite SdI garantiscono che ogni fattura sia rintracciabile e autenticata;
- agevolazioni fiscali: le imprese che utilizzano la fatturazione elettronica hanno spesso accesso a controlli fiscali più rapidi e a eventuali rimborsi IVA facilitati.
FAQ sulla fatturazione elettronica
Quali dati servono per emettere una fattura elettronica?
Per una fattura elettronica sono necessari i dati fiscali del mittente e del destinatario, una descrizione chiara dei beni o servizi venduti, l’imponibile, l’aliquota IVA e il totale. Se il cliente è una Pubblica Amministrazione, occorre il Codice Univoco Ufficio.
Posso emettere fatture elettroniche gratuitamente?
Sì, l’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito per l’emissione e l’invio delle fatture elettroniche. Tuttavia, molte aziende preferiscono servizi a pagamento per funzionalità aggiuntive come l’archiviazione e l’integrazione con altri software.
Quali sono le sanzioni per chi non emette fatture elettroniche?
L’omissione della fatturazione elettronica comporta sanzioni amministrative che vanno dal 90% al 180% dell’imposta non documentata o registrata, con un minimo di 500 €. Per le fatture emesse in ritardo, la sanzione varia dal 5% al 10% dei corrispettivi non documentati.
Come funziona la fatturazione elettronica per le operazioni con l’estero?
Per le operazioni con l’estero non è obbligatorio emettere fattura elettronica. Tuttavia, tali operazioni devono essere comunicate attraverso l’esterometro o direttamente in formato elettronico, includendo un codice destinatario “XXXXXXX”.